I. Proponer al superior inmediato las normas, políticas, programas, objetivos, estrategias y metas para la organización, coordinación, operación y control de los recursos materiales del Instituto, así como garantizar su correcto aprovechamiento de acuerdo con los criterios de eficiencia, eficacia y oportunidad, aplicar lo aprobado y verificar su cumplimiento;
II. Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento y Servicios y presentarlo ante las instancias competentes;
III. Dirigir y coordinar conjuntamente con las dependencias politécnicas competentes la atención de servicio de mantenimiento del mobiliario, conservación de los bienes muebles e inmuebles, así como la conservación de aulas talleres y laboratorios, conforme a la normatividad establecida en la materia;
IV. Consolidar la información generada por la administración de los servicios que se presta a los bienes muebles e inmueble del Instituto;
V. Presentar al Secretario de Administración los convenios y contratos de prestación de servicios y mantenimiento /46 REGLAMENTO a suscribirse con personas físicas y morales, en los que se contraigan obligaciones de pago para el Instituto, conforme a la normatividad aplicable en la materia;
VI. Supervisar y controlar la prestación de los servicios generales de mantenimiento, intendencia, transporte, jardinería y demás servicios de su competencia, que requieran las dependencias politécnicas;
VII. Coordinar y controlar el registro, guarda y custodia de documentos y del archivo en trámite y concentración del Instituto conforme con la normatividad aplicable;
VIII. Supervisar y controlar la prestación de los servicios generales de mantenimiento, intendencia, transporte, jardinería y demás servicios de su competencia, que requieran las dependencias politécnicas;
IX. Informar al Secretario de Administración acerca del desarrollo y resultados de sus funciones, observando el cumplimiento de las políticas institucionales relacionadas con la cultura de la legalidad, del respeto a los derechos humanos, la equidad de género y la promoción del desarrollo sustentable;
X. Proporcionar y consolidar, en el ámbito de su competencia, la información de la Dirección para el Sistema Institucional de Información y la estadística que de ella se derive supervisando que la misma cumpla con los criterios de suficiencia, calidad y oportunidad; así como la solicitada por la Unidad de Transparencia del Instituto, en el marco de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y
XI. Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.
Proponer a la Dirección de Servicios Generales para los proyectos de normas, políticas y lineamientos para la operación de los servicios de Archivo, implantar lo aprobado y supervisar su cumplimiento.
Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y los programas Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo (PEDMP), Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) y Programa Operativo Anual (POA) de la Dirección, así como en los seguimientos respectivos, en su ámbito de competencia.
Mantener la comunicación permanente con las Dependencias Politécnicas para la supervisión del cumplimiento de la Ley general de Archivos y la normatividad aplicable
Coordinar las solicitudes de servicios, con la finalidad que se atienda en tiempo y forma las necesidades de las Dependencias politécnicas mediante la mesa de servicios.
Supervisar la correcta aplicación de las normas vigentes, en materia de organización, clasificación y homologación de los servicios para la conservación de los archivos del Instituto, organización, clasificación y guarda precautoria del acervo documental de la Institución.
Promover y supervisar en coordinación con la Dirección de Formación e Innovación Educativa (DFIE), acciones formativas destinadas a los responsables de los archivos de trámite (incluye Docentes, Directivos y PAAE) en las Dependencias Politécnicas; así como la asesoría en la aplicación de la normatividad vigente
Supervisar el cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes emitidas por el Archivo General de la Nación.
Supervisar que los Servicios de archivo de trámite, archivo de concentración, se encuentren organizados y clasificados conforme al (CADIDO) y la guarda de los documentos generados de sus actividades sustantivas en la materia en las Dependencias Politécnicas, conforme a las disposiciones legales aplicables en la materia.
Supervisar el trámite y validación de los servicios de archivo de las Dependencias Politécnicas, así como promover y verificar el uso racional de los documentos y expedientes.
Informar al Director de Servicios Generales acerca del desarrollo y los resultados de sus funciones.
Integrar y proporcionar, en el ámbito de su competencia, la información que le sea solicitada en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivos.
Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.
Difundir y aplicar las normas, reglamentos, lineamientos, y demás disposiciones vigentes en materia de administración de documentos y archivos, y supervisar su cumplimiento en las dependencias politécnicas.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y los Programas Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo (PEDMP), Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) y Programa Operativo Anual (POA), Programa Anual de Aseguramiento Integral (PAAI) de la Dirección, Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA); en su ámbito de competencia.
Coordinar los servicios de archivo y la organización, clasificación y guarda de los documentos que generan las actividades sustantivas, de las Dependencias Politécnicas.
Elaborar, en coordinación con los Responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística (CGCA), el catálogo de disposición documental (CADIDO), así como el inventario general de las Dependencias Politécnicas.
Atender el servicio de correspondencia interna y externa con las unidades responsables del Instituto, para brindar los servicios de archivo de la documentación a su cargo.
Dar trámite a todo documento que ingrese a las áreas de correspondencia y archivo de las dependencias politécnicas, que se considere oficial, al cumplir con la normatividad vigente.
Establecer los mecanismos de coordinación que garanticen un manejo expeditó y controlado de la correspondencia de entrada de las dependencias politécnicas, para recibir los documentos dirigidos.
Verificar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales y conservar organizados los documentos gestionados, para su fácil localización y consulta.
Supervisar que las Dependencias Politécnicas conserven todos los documentos oficiales generados o recibidos en el curso de sus trámites, y que los mantengan correctamente organizados e integrados sistemáticamente en fuentes de información documental, para su efectivo aprovechamiento y consulta, conforme a la normatividad aplicable
Promover y supervisar que las Dependencias Politécnicas garanticen la agilidad para la operación de los servicios de archivo, en la transferencia primaria y sistemática de la documentación conservada en su archivo de trámite, conforme al cuadro de disposición documental (CADIDO) vigente en la institución.
Coordinar que las acciones para controlar los documentos oficiales, se desarrollen de manera ordenada, organizada y clasificada, coordinada con los responsables de archivo de trámite de cada Dependencia Politécnica.
Vigilar que los responsables de los archivos de trámite de las dependencias politécnicas, controlen eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando su sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebida.
Coadyuvar con la Dirección de Formación e Innovación Educativa (DFIE) acciones formativas destinadas al personal de apoyo y asistencia a la educación y a los responsables de los archivos de trámite en las Dependencias Politécnicas; así como la asesoría en la aplicación de la normatividad vigente.
Informar al Jefe de la División de Archivo Institucional acerca del desarrollo y resultados de las funciones y programas a cargo del Departamento.
Integrar y proporcionar, en el ámbito de su competencia, la información que le sea solicitada en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivo.
Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.
Difundir y aplicar las normas, reglamentos, lineamientos, y demás disposiciones vigentes en materia de administración de documentos y archivos, y supervisar su cumplimiento en las dependencias politécnicas.
Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.
Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda.
Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.
Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General de Archivos, las leyes locales y en sus disposiciones reglamentarias.
Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración documental y disposición documental.
Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental determinada en el CADIDO y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.
Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valor histórico (Evidencia, Testimonial e Informativo), para realizar la trasferencia secundaria a los archivos históricos de las ECU´s, y al Archivo Histórico Institucional de la Dependencia o sujetos obligados, según corresponda.
Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios (Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata, Documentos de Apoyo Informativo), para su destino final o baja, donando a la Comisión Nacional de Libros de Textos Gratuitos.
Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración y dictaminación por el Archivo General de la Nación.
Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del Instituto Politécnico Nacional, o al Archivo General de la Nación, o equivalente en las entidades federativas, según corresponda.
Las que establezca el Consejo Nacional de Archivo y las disposiciones jurídicas aplicables.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y los programas Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo y Operativo Anual de la Dirección, así como en los seguimientos respectivos, en su ámbito de competencia.
Proporcionar, en el ámbito de su competencia, la información que le sea solicitada en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Informar al Jefe de la División de Archivo Institucional, acerca del desarrollo y resultados de las funciones y programas a cargo del Departamento.
Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.
Proponer a la Dirección de Servicios Generales los proyectos de normas, políticas y lineamientos para la operación de los servicios de apoyo, implantar lo aprobado y supervisar su cumplimiento.
Coordinar la integración del programa anual de recursos materiales y servicios Generales, programa anual de uso, conservación, mantenimiento y aprovechamiento de inmuebles, programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo de mobiliario y equipo, Programa Anual de Servicios generales, Programa Anual de Asignación, Servicio y Mantenimiento de Parque Vehicular, conforme a la normatividad establecida en la materia.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y los programas Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo (PEDMP), Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) y Programa Operativo Anual (POA) de la Dirección de Servicios Generales, así como en los seguimientos respectivos, en su ámbito de competencia.
Coordinar los servicios de mantenimiento a edificios e instalaciones y equipos (Poda, derribo, jardinería, planta de composta, tramite y mantenimiento vehicular propiedad del Instituto, recarga de extintores, RPBI y RSU, UPS, planta de emergencia, subestaciones eléctricas, hidroneumáticos, hidroeléctricas, aire acondicionado), dentro de su ámbito de competencia.
Coordinar las solicitudes de servicios de mantenimiento preventivo o correctivo a e edificios e instalaciones y equipos, con la finalidad que se atienda en tiempo y forma las necesidades de las Dependencias Politécnicas, mediante la mesa de servicios.
Supervisar los servicios de correspondencia que se presta a las unidades administrativas del área central, servicios de fotocopiado, servicio integral de limpieza y jardinería, Arrendamiento de vehículos y Fumigación contratado con terceros autorizados para su óptimo funcionamiento en las Dependencias Politécnicas.
Supervisar, conjuntamente con las Dependencias politécnicas, conforme a su estructura ocupacional, recursos disponibles y presupuesto, el mantenimiento preventivo y correctivo a edificios e instalaciones y equipos.
Supervisar el cumplimiento de los contratos de seguros de siniestros de los bienes muebles e inmuebles propiedad del instituto.
Supervisar el trámite de pago de los servicios básicos para proveer en forma ininterrumpida de agua potable y agua tratada, a las instalaciones del instituto, así como promover y verificar el uso racional de los servicios básicos.
Planear, organizar y vigilar las condiciones de mantenimiento y operación de los bienes muebles e inmuebles, en los términos de las disposiciones vigentes.
Programar y supervisar el trámite ante las instancias competentes y pago oportuno del arrendamiento de los inmuebles que ocupa el instituto, conforme a la Normatividad establecida.
Organizar y Coordinar los servicios de trámite y mantenimiento que requiera el parque vehicular propiedad del Instituto, contratado con terceros autorizados para su óptimo funcionamiento.
Proponer la contratación de servicios de apoyo con terceros autorizados, para la realización de los trabajos de jardinería, fumigación, RPBI y RSU, que constituyan con la mejora continua de la imagen Institucional, y supervisar que se cumplan las condiciones pactadas.
Programar y supervisar los servicios de mantenimiento que requiera el parque vehicular propiedad del Instituto, así como el servicio de Residuos peligrosos en las dependencias politécnicas del Instituto, carga de extintores, contratado con terceros autorizados para su óptimo funcionamiento.
Coordinar el trámite y validación de los servicios básicos para proveer en forma ininterrumpida de energía eléctrica, agua potable, agua residual y gas LP, a las instalaciones del instituto, así como promover y verificar el uso racional de los servicios básicos.
Revisar y controlar la prestación del servicio integral de limpieza y jardinería, servicios de fotocopiado, arrendamiento de vehículos y fumigación, en las Dependencias Politécnicas del Instituto.
Supervisar el trámite y validación de los servicios básicos para proveer en forma ininterrumpida de energía eléctrica a las instalaciones del instituto, así como promover y verificar el uso racional de los servicios básicos.
Proponer la contratación de servicios de apoyo con terceros autorizados, para la realización de los trabajos de limpieza, jardinería, fumigación, fotocopiado, arredramiento vehicular y aseguramiento integral de bienes patrimoniales y vehículos arrendados, que contribuyan con la mejora continua de la imagen del instituto, y supervisar que se cumplan las condiciones contratadas.
Programar en forma conjunta con las instancias competentes, el servicio de autobuses para el traslado de la comunidad politécnica en la realización de actividades oficiales institucionales.
Facilitar los transportes propiedad del Instituto, para el desarrollo de las actividades sustantivas de las Dependencias Politécnicas.
Mantener la comunicación permanente con las Dependencias politécnicas para la coordinación y supervisión del cumplimiento del contrato de los servicios contratados con terceros autorizados.
Informar al Director de Servicios Generales acerca del desarrollo y los resultados de sus funciones.
Integrar y proporcionar, en el ámbito de su competencia, la información que le sea solicitada en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivos.
Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.
Proponer a la División de Mantenimiento y Servicios Institucionales, los proyectos de normas, políticas y lineamientos para la operación de los servicios de apoyo y mantenimiento, implantar lo aprobado y supervisar su cumplimiento.
Elaborar el Programa Anual de Uso, Conservación, Mantenimiento y Aprovechamiento de Inmuebles, Programa Anual de Servicios Generales conforme a la normatividad establecida en la materia.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y los programas Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo (PEDMP), Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) y Programa Operativo Anual (POA) de la Dirección, así como en los seguimientos respectivos, en su ámbito de competencia.
Programar, organizar y supervisar las condiciones de mantenimiento y operación de los inmuebles, en los términos de las disposiciones aplicable.
Atender las necesidades de mantenimiento a los edificios e instalaciones (hidráulicas, sanitarias del Instituto, poda, derribo de árboles, planta de composta), e implantar las acciones preventivas o correctivas que se requieran.
Elaborar las especificaciones de las contrataciones con terceros autorizados, para la ejecución de los servicios de mantenimiento a edificios e instalaciones (electromecánicas, poda y derribo de Arboles), que requiera el Instituto.
Supervisar los servicios de mantenimiento a equipos, plantas de emergencia, subestaciones eléctricas, RPBI, RSU, aire acondicionado, UPS, montacargas, calderas y elevadores de las diversas Dependencias Politécnicas.
Supervisar las solicitudes de servicios de mantenimiento a edificios e instalaciones, con la finalidad que se cubran en tiempo y forma las necesidades de las Dependencias Politécnicas mediante la mesa de servicios.
Coordinar en acompañamiento con las Dependencias politécnicas, los servicios de mantenimiento a equipos, plantas de emergencia, subestaciones eléctricas, RPBI, RSU, aire acondicionado, UPS, montacargas, calderas y elevadores.
Vigilar con las Dependencias politécnicas, conforme a su estructura ocupacional, recurso disponible y presupuesto, el mantenimiento preventivo y correctivo a los edificios e instalaciones de las Dependencias Politécnicas.
Proporcionar y asegurar el servicio de recolección de basura y desechos sólidos producidos en las instalaciones del Instituto, conforme a la normatividad establecida.
Elaborar las especificaciones de las contrataciones con terceros autorizados, para la ejecución de los servicios, RPBI,RSU, UPS, recarga de extintores, aire acondicionado, que requiera el instituto.
Coordinar los servicios de mantenimiento de los bienes inmuebles y demás espacios físicos dentro de su ámbito de competencia.
Apoyar en la realización de mantenimiento preventivo y correctivo en las dependencias politécnicas.
Mantener la comunicación permanente con las Dependencias Politécnicas para la supervisión del cumplimiento de los contratos de mantenimiento a edificios e instalaciones, suscritos por la Dirección de Servicios Generales, con terceros autorizados.
Vigilar la adecuada aplicación de los recursos en la ejecución de los trabajos de mantenimiento a edificios e instalaciones solicitados, y evaluar la satisfacción del área solicitante.
Vigilar que se proporcione el mantenimiento a las instalaciones eléctricas, hidráulicas y sanitarias de los bienes inmuebles del Instituto.
Vigilar el mantenimiento a las instalaciones de alumbrado exterior en las áreas comunes del Instituto (Ciudad de México y área metropolitana).
Vigilar que el servicio de mantenimiento de las áreas verdes comunes del Instituto; así como el sistema de riego opere en óptimas condiciones.
Mantener en condiciones adecuadas el material destinado para las reparaciones de las instalaciones del Instituto.
Mantener las herramientas y equipo de trabajo, para su adecuado funcionamiento.
Coordinar junto con las Dependencias Politécnicas la operación de los procesos de la realización de la composta, poda y derribo de arboles, conservación de las áreas verdes comunes, contribuyendo a la imagen institucional.
Informar al Jefe de la División de Mantenimiento y Servicios Institucionales acerca del desarrollo y resultados de las funciones y programas a cargo del Departamento.
Integrar y proporcionar, en el ámbito de su competencia, la información que le sea solicitada en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivos.
Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia.
Difundir y aplicar las normas, reglamentos, lineamientos, y demás disposiciones vigentes en materia de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento Y Servicios, y supervisar su cumplimiento en las dependencias politécnicas.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y los programas Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo (PEDMP), Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) y Programa Operativo Anual (POA) de la Dirección, así como en los seguimientos respectivos, en su ámbito de competencia.
Elaborar el Programa Anual de Servicios institucionales, Programa Anual de Aseguramiento Integral y Programa Anual de Servicios Generales, conforme a la normatividad establecida en la materia.
Proponer y actualizar el programa anual del aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles que son patrimonio del Instituto, y mantenerlo actualizado.
Supervisar los servicios de tramite y mantenimiento que requiera el parque vehicular propiedad del Instituto, contratado con terceros autorizados para su óptimo funcionamiento.
Revisar y controlar la prestación del servicio integral de limpieza y jardinería, servicios de fotocopiado, arrendamiento de vehículos y fumigación, en las Dependencias Politécnicas del Instituto.
Coordinar el trámite y validación de los servicios básicos para proveer en forma ininterrumpida de energía eléctrica, agua potable, agua residual y gas LP, a las instalaciones del instituto, así como promover y verificar el uso racional de los servicios básicos.
Proponer la contratación de servicios de apoyo con terceros autorizados, para la realización de los trabajos de limpieza, jardinería, fumigación, fotocopiado, arredramiento vehicular y aseguramiento integral de bienes patrimoniales y vehículos arrendados, que contribuyan con la mejora continua de la imagen del instituto, y supervisar que se cumplan las condiciones contratadas.
Programar en forma conjunta con las instancias competentes, el servicio de autobuses para el traslado de la comunidad politécnica en la realización de actividades oficiales institucionales.
Facilitar los transportes propiedad del Instituto, para el desarrollo de las actividades sustantivas de las Dependencias Politécnicas.
Informar al Jefe de la División de Mantenimiento y Servicios Institucionales sobre el desarrollo y resultados de las funciones y programas a cargo del Departamento.
Integrar y proporcionar, en el ámbito de su competencia, la información que le sea solicitada en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivo.
Atender las demás funciones que se le confieran conforme a su competencia
